En plus de la participation des membres des clubs, l'organisation d'une telle manifestation nécessite l'aide de spécialistes, bénévoles et professionnels.
L'accueil des pilotes, de leurs accompagnateurs, des professionnels et de la presse doit être réalisé dans les meilleures conditions.

Le public, nombreux sur ce genre de manifestation, doit pouvoir passer un agréable moment en toute sécurité.
C'est pourquoi, la préparation doit se faire en étroite collaboration avec les autorités régionales, départementales et locales.
Les organisateurs doivent reconnaître et tracer le circuit, demander les autorisations de passage aux élus locaux et aux particuliers. Les officiels veillent au respect des règlements et assurent un classement informatique chaque soir.

Les bénévoles, environ 500 sur ce genre d'épreuve ont, en amont, un travail de préparation (débroussaillage, balisage).
Le jour de l'épreuve, ils doivent veiller à son bon déroulement (sécurité) et assurer la remise en état des chemins (réfection, débalisage) une fois l'épreuve terminée.